first-january GoBDErfüllt Ihre Buchführung die Regelungen bereits vollständig?
Am 1. Januar 2017 endet die Schonfrist. Dann gelten strenge Regeln zur Archivierung von Unterlagen gemäß der „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff“ (GoBD).
Damit schließt sich auch die letzte Hintertür.

GoBD: Was bedeutet das nun konkret?

Betroffen sind alle Unternehmen, die digitalen Geschäftsverkehr durchführen. Buchführung und alle sonstigen steuerrelevanten Aufzeichnungen müssen der Verordnungen der GoBD entsprechen. Bei Verstoß dieser Grundsätze drohen erhebliche finanzielle Nachteile. Dennoch ist vielen Unternehmen nicht bewusst, welchen bedeutenden Einfluss die Bestimmungen der GoBD auf die betrieblichen Prozesse haben. Die Nutzung eines einfachen Dateisystems erfüllt die Bestimmungen nicht. Viel mehr ist ein Archivierungssystem Pflicht, das eine technische Unveränderbarkeit liefert.

Die Verordnungen der GoBD schließt auch die Aufbewahrung von geschäftlichen und steuerlich relevanten E-Mails nicht aus:

  • Aus Randzeichen (Rz.) 119 lässt sich ableiten, dass E-Mails nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden dürfen. Zudem müssen „aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige“ Daten und elektronische Dokumente unveränderbar bleiben.
  • Ergänzend hierzu wird in Rz. 121 noch einmal explizit darauf hingewiesen, dass E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs bzw. eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig sind.
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