Was ist die E-Rechnungspflicht?
Ab 01.01.2025 wird im Rahmen des Wachstumschancengesetz der elektronische Rechnungsempfang und die Archivierung für viele Unternehmen zur Pflicht. Das bedeutet: Alle Rechnungen im B2B-Bereich müssen digital und in einem bestimmten Format (z.B. XRechnung, ZUGFeRD) übermittelt werden. Unternehmen, die diese Vorgaben nicht einhalten, riskieren Bußgelder, Verzögerungen in der Buchhaltung und zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
Machen Sie den E-Rechnungs-Check
- Schritt: Prüfen Sie, wie Ihr Unternehmen hinsichtlich der E-Rechnungspflicht aufgestellt ist. Gibt es bereits Maßnahmen (abhängig von der Branche, Größe oder Auftraggebern wie öffentlichen Einrichtungen)?
- Maßnahme: Überprüfen Sie die aktuellen Vorschriften und Fristen, die für Ihr Unternehmen gelten, um sicherzustellen, dass Sie rechtzeitig handeln.
- Schritt: Analysieren Sie, ob Ihre bestehende Buchhaltungs- oder ERP-Software E-Rechnungen verarbeiten kann.
- Maßnahme: Prüfen Sie, ob Ihre Software bereits in der Lage ist, E-Rechnungen in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD zu erstellen, zu empfangen oder gar schon selbstständig zu versenden.
- Schritt: Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen in der Lage ist, E-Rechnungen rechtskonform zu empfangen.
- Maßnahme: Überprüfen Sie, wie Sie in Zukunft den E-Rechnungsempfang regeln wollen. Ist schon eine Software zum Empfangen und Umwandeln ausreichend oder wollen Sie einen automatisierten Workflow bspw. in Ihrem ERP-System einrichten, um die Rechnungen korrekt zu empfangen?
- Schritt: Entscheiden Sie, welches der (gängigsten) E-Rechnungsformate Sie für Ihre Zwecke verwenden wollen.
- Maßnahme: Informieren Sie sich, was die vorgeschriebenen Formate (z.B. XRechnung, ZUGFeRD) unterscheidet und welche die passende für Sie ist, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
- Schritt: Stellen Sie sicher, dass E-Rechnungen korrekt archiviert und revisionssicher abgelegt werden.
- Maßnahme: Implementieren Sie ein digitales Archivierungssystem, das die gesetzlichen Anforderungen an Aufbewahrungsfristen und Datenschutz erfüllt.
- Schritt: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen, dass sie die Anforderungen der E-Rechnung verstehen und damit umgehen können.
- Maßnahme: Organisieren Sie Schulungen oder Weiterbildungen, um Ihr Team auf die neuen Prozesse vorzubereiten.
- Schritt: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Rechnungslösung steuerlich korrekt und vollständig ist.
- Maßnahme: Konsultieren Sie Ihre:n Steuerberater:in oder Wirtschaftsprüfer:in, um sicherzustellen, dass Ihre E-Rechnungen alle steuerlichen Anforderungen erfüllen und korrekt in Ihrer Buchhaltung abgebildet werden. Ihre Steuerfachangestellten können Sie zudem über spezifische steuerliche Vorschriften und mögliche Anpassungen informieren, die für Ihre Branche oder Unternehmensgröße relevant sind.
- Schritt: Regeln Sie, dass die E-Rechnungsprozesse den rechtlichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen entsprechen.
- Maßnahme: Prüfen Sie, ob Ihre E-Rechnungen sicher empfangen und verarbeitet werden (z.B. Verschlüsselung, digitale Signaturen).
d.velop für E-Rechnungen
Ab 2025 wird der Empfang von E-Rechnungen verpflichtend – mit d.velop sind Sie bestens vorbereitet. Die Lösung ermöglicht Ihnen eine einfache, GoBD-konforme Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen. Auch die Umwandlung der E-Rechnung in ein lesbares Format wird von d.velop mit Leichtigkeit übernommen. Integrieren Sie jetzt schon d.velop in Ihre Abläufe und seien Sie vorbereite, umr auf die neuen, gesetzlichen Anforderungen reagieren können.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Alle Unternehmen – auch Kleinstunternehmen im B2B Bereich.
Mein Unternehmen muss technisch in der Lage sein bis zum 01.01.2025 E-Rechnungen einzulesen und elektronisch zu archivieren.
- Automatisches Einlesen ins ERP-System
- keine Übertragungsfehler
- kein Porto und Papier
- schneller Versand
- keine Aktenschränke
E-Rechnungen sind in dem Format zu archivieren, in dem sie empfangen werden – d.h. es besteht eine elektronische Archivierungspflicht gem. der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflicht.
- Ab dem 01.01.2025 gilt die Empfangs- und Archivierungspflicht für E-Rechnungen
- Ab dem 01.01.2027 gilt darüber hinaus auch eine Versandpflicht für E-Rechnungen bei einem Jahresumsatz über 800.000 Euro.
- Ab 2028 sind ausschließlich E-Rechnungen im Standardformat zulässig. Dies beinhaltet auch den eigenständigen Versand von E-Rechnungen.
Noch mehr Fragen zur E-Rechnung?
Susanne Tödtmann ist Software Consultant bei JOBRI und spezialisiert auf Fragen rund um die E-Rechnungspflicht ab 2025. Sie freut sich auf Ihre Kontatkaufnahme!
Susanne Tödtmann
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