Schonfrist läuft ab: Archivierung wird Pflicht

first-january GoBDErfüllt Ihre Buchführung die Regelungen bereits vollständig?
Am 1. Januar 2017 endet die Schonfrist. Dann gelten strenge Regeln zur Archivierung von Unterlagen gemäß der „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff“ (GoBD).
Damit schließt sich auch die letzte Hintertür.

GoBD: Was bedeutet das nun konkret?

Betroffen sind alle Unternehmen, die digitalen Geschäftsverkehr durchführen. Buchführung und alle sonstigen steuerrelevanten Aufzeichnungen müssen der Verordnungen der GoBD entsprechen. Bei Verstoß dieser Grundsätze drohen erhebliche finanzielle Nachteile. Dennoch ist vielen Unternehmen nicht bewusst, welchen bedeutenden Einfluss die Bestimmungen der GoBD auf die betrieblichen Prozesse haben. Die Nutzung eines einfachen Dateisystems erfüllt die Bestimmungen nicht. Viel mehr ist ein Archivierungssystem Pflicht, das eine technische Unveränderbarkeit liefert.

Die Verordnungen der GoBD schließt auch die Aufbewahrung von geschäftlichen und steuerlich relevanten E-Mails nicht aus:

  • Aus Randzeichen (Rz.) 119 lässt sich ableiten, dass E-Mails nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden dürfen. Zudem müssen „aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige“ Daten und elektronische Dokumente unveränderbar bleiben.
  • Ergänzend hierzu wird in Rz. 121 noch einmal explizit darauf hingewiesen, dass E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs bzw. eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig sind.
Wir gehören zu den längsten REDDOXX Partnern!

Unsere Lösung

Mit der TÜV-zertifizierten E-Mail-Archivierung von REDDOXX MailDepot sind Sie auf der sicheren Seite. Die Unveränderbarkeit der Daten, die maschinelle Auswertung und die Verfahrensdokumentation werden mit dieser Lösung von REDDOXX GoBD konform und revisionssicher umgesetzt! Bereiten Sie sich rechtzeitig auf die Verschärfung der Gesetzeslage vor.
Auch im Bereich der E-Mail-Kommunikation hat REDDOXX einiges zu bieten: Für ein Rundum-sorglos-Paket empfehlen wir als zusätzliches Modul den REDDOXX Spamfinder. 100 %-iger Spamschutz dank patentiertem CISS-Verfahren (Challenge Response Verfahren) – rechtssicher und effizient!

Wir stehen Ihnen bei Fragen jederzeit zur Verfügung und unterstützen Sie bei der Archivierung Ihres digitalen Geschäftsverkehrs. Kontaktieren Sie uns!

 


Das könnte Sie auch interessieren:

 

Facebook Twitter Google+ Instagram

Verschlüsselungstrojaner weiterhin auf dem Kriegspfad

Wie wir bereits in den vergangenen Monaten berichteten, verbreiten sich zurzeit höchst aggressive Verschlüsselungstrojaner im Internet. Eine Entwarnung gibt es nach wie vor nicht.

Die von dem Computervirus ausgehende Gefahr ist gravierend. Ein Antivirenscanner reicht zum Schutz Ihrer Daten nicht aus, da die Bedrohung momentan nicht als solche erkannt und somit keine Warnmeldung angezeigt wird.
Peter Jong, Geschäftsführer IT-Systemhaus JOBRI

 

Diese Trojaner werden im Anhang von Spam-Mails verschickt und sind als Java Applikationen, zip-Dateien oder MS Office Dokumente wie Word oder Excel getarnt. Oftmals setzen die Cyber-Kriminellen auf vertrauenswirkende Betreffzeilen oder gar auf seriöse Absender wie namenhafte Versandhäuser oder staatliche Institutionen. Lassen Sie unbekannte Anhänge von E-Mails daher unbedingt ungeöffnet. Wir raten Ihnen, auch bekannte Absender zu überprüfen, da diese bereits infiziert sein können oder sich als Fälschung herausstellen.

Um einen 100%-igen Schutz zu erreichen, empfehlen wir die Nutzung des REDDOXX E-Mail Protectors und der WatchGuard Firebox, wo Sie die entsprechenden Dateiendungen sperren können. Profitieren Sie zudem vom patentierten CISS-Filter des REDDOXX E-Mail Protectors und runden Sie damit das Sicherheitspaket optimal ab. Die Kontrolle über gefilterte E-Mails bleibt jederzeit erhalten, da für unbedenkliche Dokumente gegebenenfalls auch nachträglich eine Zustellgenehmigung erteilt werden kann.

Alternativ kann als Schutzmaßnahme auch der APT (Advanced Persistent Threats) Blocker von WatchGuard verwendet werden, mit dem sich ebenfalls eine nachhaltige Spamreduktion und bestmögliche Sicherheit realisieren lässt.

Gerne unterstützen wir Sie und stehen bei Rückfragen selbstverständlich jederzeit zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns!

 

Weiterführende Links:

 

Optimiertes E-Mail-Management mit REDDOXX bei der Spedition BORK

Spedition Bork erweitert den Einsatz des REDDOXX E-Mail-Protectors auf das ganze Unternehmen – dank dem IT-Systemhaus JOBRI

Die Spedition BORK GmbH & Co. KG. bietet mit ihren 450 Mitarbeitern und rund 280 Zugmaschinen erstklassige Transport- und Logistikleistungen. Dafür müssen, insbesondere für die Kommunikation, Abstimmung und Koordination mit Kunden und Leistungsgebern, reibungslose Abläufe im Hintergrund gewährleistet sein. Ein Großteil davon erfolgt inzwischen per E-Mail. Damit es beim E-Mail-Management nicht zu Ausfällen kommt und höchste Effizienz sichergestellt wird, setzt Bork seit 2007 auf REDDOXX. Aufgrund einer immer höheren Belastung von Spam-Mails und gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrungsfrist von E-Mails, haben wir als Erweiterung den REDDOXX Spamfinder sowie das REDDOXX MailDepot eingerichtet.

BORK_2015

REDDOXX E-Mail Protector: Für spamfreie Posteingänge und sichere Archivierung des geschäftlichen E-Mail-Verkehrs

Die Lösung im Detail:

REDDOXX Spamfinder basiert auf einer sorgfältig abgestimmten Kombination aus verschiedenen Filter- und Abwehrmechanismen. Dazu zählen beispielsweise Technologien wie Black- und Whitelisting, syntaktische Spamerkennung, automatische Checks von Sender- und Empfängeradresse oder Advanced RBL (Realtime Blackhole List).

 

 

REDDOXX MailDepot archiviert gesetzeskonform und vollautomatisch alle ein- und ausgehenden E-Mails und sorgt somit für einen schnellen Zugriff auch auf ältere E-Mails. Durch das Archiv können gleichzeitig die lokalen Postfächer klein gehalten werden, was einen positiven Effekt auf die Performance hat und die E-Mail-Infrastruktur entlastet.

Meinung unseres Kunden

Das System läuft sehr zuverlässig und die Filter-Qualität des Spamfilters ist hoch. Ein Großteil der unerwünschten Nachrichten kann somit erfolgreich automatisch aussortiert werden und belastet nicht unnötig die Postfächer unserer Mitarbeiter. Ich möchte in diesem Zusammenhang auch den Support hervorheben, dessen Online-Dokumentation uns IT-Mitarbeitern im Falle eines Falles immer sehr schnell und kompetent weiterhelfen konnte.
Kevin Klein, IT-Leiter Bork GmbH & Co. KG.

 

Vorteile auf einen Blick:

  • Optimales Zusammenspiel von Spamschutz und E-Mail-Archivierung
  • Keine zeitraubenden Störungen durch echte oder vermeintliche Spamnachrichten
  • Schnellerer Zugriff auch auf ältere E-Mails
  • Individuell auf die jeweiligen Anforderungen abgestimmt

 

Wir sind mit den eingesetzten REDDOXX-Lösungen im Unternehmen sehr zufrieden“, resümiert IT-Leiter Kevin Klein.

 

Kontakt & weiterführende Links

WatchGuard und REDDOXX veröffentlichen Heartbleed Fixes!

Wer in den letzten Tagen nicht mit geschlossenen Augen und zugehaltenen Ohren durch die Welt gestapft ist, wird schon von Heartbleed gehört haben. Die vermeintlich sichere Verschlüsselungssoftware Open-SSL hat eine Sicherheitslücke, die es erlaubt, die geschützten Informationen auszulesen. Ganz ohne die geheimen Schlüssel, die normalerweise zur Entschlüsselung der Daten nötig sind.

Betroffen sind hiervon eine Vielzahl von Kommunikationsmitteln die wir uns heutzutage zu Nutze machen: Web, Mail, Instant Messaging und teilweise VPN. Mit der WatchGuard Fireware XTM 11.8.3 Update 1  und der REDDOXX Version 2030 – Service Pack 3 haben zwei Security Unternehmen aus unserem Portfolio schnell reagiert und bereits Betriebssystem Updates für ihre Appliances veröffentlicht.

Muss ich aktualisieren?

Ja, unbedingt! Wir legen Ihnen nahe, die Updates so schnell es geht anzustoßen, denn nur mit den aktuellsten Firmware Versionen haben Sie die nötige Funktionalität und Sicherheit für Ihr Unternehmen. Betroffen sind bei WatchGuard jedoch nur Appliances, die mit den Fireware Versionen 11.8.x laufen. Speziell bei WatchGuard empfehlen wir Ihnen nach den Updates, ihre SSL Zertifikate zu erneuern, einen Infolink dazu finden Sie weiter unten!

Wie aktualisiere ich überhaupt? 

Das erledigen natürlich wir für Sie, melden Sie sich einfach bei uns und wir vereinbaren einen Termin.  Voraussetzung ist die einwandfreie Funktion von Applikation und Hardware, sowie ein aktuelles Backup und ein konsistenter Datenbestand. Sollten Sie uns schon beauftragt haben, umso besser! Falls nicht, schreiben Sie uns direkt oder informieren Sie Ihren betreuenden JOBRI Mitarbeiter.

 

Weiterführende Links:

JOBRI_Watchguard JOBRI_REDDOXX