Textbausteine erstellen in Tobit david® (Video Anleitung)

In unserem aktuellen Erklärvideo aus der Reihe „JOBRI zeigt“ möchten wir Ihnen weitere Hilfe und Anleitung für Ihre tägliche Praxis mit david® aus dem Hause Tobit.Software geben. Dabei dreht es sich dieses Mal um die Arbeit mit Textbausteinen und individuellen Vorlagen im david®.

Unsere Kollegin Nadine Palsbröcker beantwortet typische Fragen, die sich im david® Einsatz im Unternehmen früher oder später stellen:

  • Wie werden persönliche Vorlagen für die eigenen E-Mails neu angelegt?
  • Wie erstelle und bearbeite ich neue Textbausteine und Vorlagen: Eigenschaften, Tabellen, Objekt-Eigenschaften und Stil?
  • Wie wird eine neu erstellte Vorlage als Vorlage für neue Nachrichten eingerichtet?
  • Wie wird der individuelle Footer/ die persönliche Signatur angelegt?
  • Welche Möglichkeiten gibt es, mit persönlichen Textbausteine zu arbeiten?
  • Wie können Globale Vorlagen/ Öffentliche Vorlagen für Gruppen erstellt und eingerichtet werden?

Gerade in Bezug auf diese Möglichkeiten der Individualisierung und den effizienten Umgang mit mehreren Vorlagen, E-Mail-Adressen, Signaturen und globalen Gruppen-Ordnern etc. spielt der david®-Client seine Stärken aus. Gewusst wie, macht die Summe dieser zahlreichen Funktionen den Mehrwert von david® aus.

Also los geht’s, Film ab:

(Nach dem aktuellen david®-Update sieht die Oberfläche schon wieder anders aus. Sie werden dennoch alle aufgezeigten Funktionen an den aufgezeigten Stellen finden.)

Noch mehr david® lernen: in individuellen Schulungen

Sie und Ihr Team möchten noch viel mehr über die effiziente und fehlerfreie Anwendung des david® Clients erfahren? Dann wird es Zeit für eine standardisierte oder individuell vorbereitete Schulung, z.B. nach Abteilungen und Fachbereichen oder vorab bewerteten Erfahrungs- und Kenntnisstand. Sprechen Sie uns an.

Das Projektmanagement in Tobit david® im Erklärvideo

Nach unserem letzten Erklärvideo, in dem wir Ihnen die Verwaltung von Aufgaben im david® vorstellten, geht es in unserem aktuellem Video aus der YouTube-Reihe „JOBRI zeigt“ um das Projektmanagement im david®.

Diese nützliche Standardfunktion erweitert die Funktionen zum Zuweisen und Ausführen von Aufgaben um eine doch recht weitreichende Projektmanagement-Funktion, die sich – richtig eingesetzt – im Unternehmenssalltag an vielen Stellen sinnvoll einsetzen lässt.

Schließlich nutzen Sie und Ihr Team david® bereits jeden Tag – Da liegt es doch auf der Hand nicht auf ein Projektmanagement-Tool eines Drittanbieters oder auf zweifelhafte Projektmanagement Online-Tools zurückzugreifen, sondern die bestehenden Ressourcen dafür effektiv zu nutzen.

Also Film ab für Nadine Palsbröcker (vormals Glener) und die Projektplanung in david® von Tobit.Software:

Professionelle david® Hilfe von Experten

Sie haben Themenvorschläge für unser nächstes Erklärvideo? Oder benötigen Hilfe, Anleitung oder Beratung rund um david®?

Gerne damit in die Kommentare oder sprechen Sie uns direkt an!

Sie möchten Ihr Team in der effizienten und fehlerfreien Anwendung des david® Clients schulen?

Dann sprechen Sie uns ebenfalls an! Regelmäßig führen wir in unseren Schulungsräumen so wie bei unseren Kunden standardisierte oder individuell vorbereitete Schulungen, z.B. nach Ressorts und Fachbereichen (mit vorab bewerteten Erfahrungs- und Kenntnisstand), durch.

Alternative zur E-Mail in Unternehmen: david® von Tobit.Software?

In den 90er-Jahren wurde die Kommunikationsform E-Mail noch als ein Segen für den effizienten Informationsaustausch in Echtzeit angesehen. Auch die Viagra-Angebote und vermeintlichen Lottogewinne konnten, dem Spamschutz sei Dank, für keinen Abbruch der Erfolgswelle E-Mail sorgen. Aber mit der Zeit ist die E-Mail, wie es die Kollegen vom ChannelPartner ausdrücken, Opfer ihres eigenen Erfolgs geworden. Das unfassbare E-Mail Aufkommen ist heute nur noch mühsam zu bewältigen.

In 60 Sekunden werden heute weltweit 200 Millionen E-Mails verschickt. Unternehmen beginnen die Notbremse zu ziehen.

Gründe für die falsche E-Mail Kommunikation

Die Ursachen, warum die E-Mail heute mehr Leid als Freud verbreitet, liegen auf der Hand:

  • Die E-Mail wird als Chatfunktion genutzt und verkommt zum Messenger: „Gehen wir gleich in die Kantine“ „Moment, ich kann erst später“ usw.
  • Die Spielregeln sind unklar: Wird eine E-Mail nach 24 Stunden noch beantwortet? Wann wird noch gewartet und wann sollte besser hinterher telefoniert werden?
  • Alternativen zur E-Mail?

  • Aw: Re: FW: RE: Re: Re: Fw: FYI. Die gesamte Historie wird mitgeschickt. Das verwässert nicht nur den Betreff, sondern erfordert oft eine zeitaufwendige Rekonstruktion der erhaltenen Informationen
  • Die Verwendung der CC-Funktion wird zum Politikum. Die willkürliche und ausufernde Verteilung von Informationen wird ebenso ein Problem, wie Mitarbeiter, die vorsichtshalber immer die Unternehmensleitung oder die halbe Belegschaft in ihre Kommunikation integrieren.
  • Der gute alte E-Mail Knigge: denn E-Mails sind gar nicht so einfach zu schreiben. Welche Ansprache, Tonalität und Grußformel ist die richtige? Diese besondere Problematik verdeutlicht auf herrlich satirische Weise eine animierter YouTube-Clip.

Wie können E-Mail Alternativen aussehen?

Die Kollegen von Tobit.Software aus Ahaus haben – im Gegensatz zur verbreiteteren Konkurrenz – dieses Problem schon früh erkannt: Der massenhafte Versand von E-Mails fördert die Produktivität nicht, sondern behindert sie vielmehr.

Während mit chayns® ein neuer Kommunikationskanal etabliert wird, der die Kommunikation zum Kunden erleichern soll (s. auch unsere JOBRI App), bietet auch das Informations- und Kommunikationsflagschiff david® längst Alternativen zum reinen Versand von E-Mails.

Dazu gehören nicht nur die Verwaltung von Gruppen, Projekten, Aufgaben und gemeinsamen Kalendern, auch die interne Kommunikation wird um eine Chatfunktion bereichert, die die interne E-Mail ablösen kann: die sogenannten TeamBoards.

Die TeamBoards in david® von Tobit.Software

Klicken zum Vergrößern.

Dadurch wird die E-Mail nicht aussterben und ihr teilweise sehr berechtigtes Dasein natürlich weiter führen, aber so kann in Unternehmen schnell und kostengünstig eine bei Mitarbeitern rasch akzeptierte E-Mail Alternative realisiert werden.

Tobit david® Gruppenkalender: die Kalenderfunktion im Video

Heute möchten wir Ihnen ein neues Video präsentieren, das die Anwendung von david® aus dem Hause Tobit.Software zeigt. Unsere Kollegin aus der Anwendungsberatung und -betreuung Frau Nadine Glener zeigt Ihnen die Gruppenkalender-Funktion.

Weitere david® Clips finden Sie auf unserem YouTube-Kanal. Wir freuen uns über Ihre Themen-Vorschläge für weitere Videos: Schreiben Sie uns gerne hier einen Kommentar oder nutzen Sie Facebook und Twitter.

Mehr über die (Gruppen-)Kalenderfunktion in david®

  • Verknüpfung von persönlichen Kalendern mit dem Gruppenkalender
  • Besprechungsanfragen und Teilnehmer-Einladungen
  • Wiederkehrende Terminserien
  • Farbliche Unterscheidungen der Termine und der Ansicht
  • Vorlagen für die Beschriftung von Terminen
  • Terminoptionen, Erinnerungen, Dateianhänge, Textbausteine
  • Spezifische Vergabe von BenutzerBerechtigungen
  • uvm.

david® Schulungen vom Experten

Sie möchten Ihr Team in der effizienten und fehlerfreien Anwendung des david® Clients schulen? Sprechen Sie uns an, gerne stehen wir Ihnen hier zur Verfügung!

Auch individuell aufgefächerte Schulungen nach Ressorts und Fachbereichen (oder vorab bewerteten Erfahrungs- und Kenntnisstand) bieten wir Ihnen gerne an!

Aufgaben verwalten mit Tobit david® (mit Video)

Telefongespräch oder E-Mail Kontakt mit Ihrem Kunden: eine Aufgabe steht an. Sie haben Glück: ein To-Do für Ihren Kollegen, bzw. die Kollegin. Wie übermitteln Sie nun die aufgenommene Aufgabe an den oder die Abwesende/n? Mit einer Notiz via Post-It? Via E-Mail?

Oder mit david® von Tobit.Software, der spannenden Outlook-Alternative im Mittelstand. Die integrierte Aufgabenverwaltung ist ein hilfreiches Tool für den Alltags-Einsatz im Unternehmen. Richtig eingesetzt ist die Aufgabenplanung nicht nur Hilfsmittel für die Organisation, auch Anforderungen des Projektmanagements können systematisch abgebildet werden.

Aufgaben managen mit Tobit david®

  • Statusänderungen/ Fortschritt
  • Zuweisungen/ Delegieren mit Überwachung
  • Prioritäten
  • Erinnerungen/ Wiedervorlage
  • Anlage eigener To-Do’s
  • Integration Projektverwaltung
  • Meilensteine

 

david-aufgabe-JOBRI

Aufgabenverwaltung in david® live und in Farbe

In einem informativen kurzen Clip demonstriert Ihnen unsere Kollegin aus der Anwendungsberatung und -betreuung Frau Nadine Glener die Handhabe von Aufgaben in david®:

Tobit david® Neuerungen nach Update (Dezember 2013)

Die Kollegen von Tobit.Software haben kürzlich die aktuellste Version von david® veröffentlicht. Mit ihr wird auch das Namens-Chaos der letzten Jahre beendet, david® heißt jetzt nur noch david®. Neben allerhand Verbesserungen und neuen Features, wird mit dem Update auch die Kompatibilität zu Windows 8.1, dem Internet Explorer 11 sowie iOS7 sichergestellt.

Ein kurzer Überblick über die wichtigsten Neuerungen:

TeamBoards: Die interne Chatfunktion

Der bisherige Teamchat wird nun durch die sogenannten TeamBoards ersetzt, die ähnlich wie bekannte Instant-Messenger funktionieren. In den Einzel– oder Gruppenchats, die bei Bedarf beliebig umbenannt werden können, lassen sich nun auch Dateien verschicken. Verschickte Dateien bleiben für alle Chat-Teilnehmer parallel zum Nachrichtenfenster immer griffbereit, in der sogenannten „DropZone“.

Vor dem Hintergrund, das interne Mailaufkommen zu reduzieren, stellen die TeamBoards eine zeitsparende Alternative dar, die auch auf mobilen Endgeräten funktioniert. (Bzw. funktionieren wird: Tobit merzt derweil die letzten Kompatibilitätsprobleme aus.)

Erweiterte Suchfunktionen

Bisher gab es in david® zwei Felder für die Suche, eines für den Quickfinder innerhalb des aktuellen Ordners und eines für die Volltextsuche. Gibt man nun in den Quickfinder einen Suchbegriff ein, wird zunächst der aktuelle Ordner durchsucht. Anschließend lässt sich die Suche über die Buttons Inhalt durchsuchen und Persönlichen Ordner durchsuchen erweitern und man kann in den Suchoptionen konfigurieren, nach welchen Nachrichtentypen gesucht werden soll.

Beibehalten des Gelesen–Status

Der Gelesen-Status bei E-Mails, die verschoben oder kopiert werden, kann nun erhalten bleiben. Hierfür ist lediglich der entsprechende Haken in den Eigenschaften des Zielordners zu setzen. Alle E-Mails, die nun in diesen Ordner verschoben werden, behalten ihren Status als gelesen.

Integration von chayns®

Wer ebenfalls die chayns® Lösung von Tobit.Software nutzt, kann diese nun in david® integrieren. Dafür muss lediglich ein Ordner für die Inhalte erstellt werden und in den Eigenschaften des Ordners im Reiter Publizieren der Haken bei Ordner für Chayns freigeben gesetzt werden. Der Inhalt des Ordners wird so als Feed veröffentlicht.

 

Das neue david® live und in Farbe

Unsere Kollegin aus der Anwendungsberatung und -betreuung Frau Nadine Glener demonstriert Ihnen in einem kurzen Clip die aktuelle david® Oberfläche sowie neue Features, und wo Sie diese finden. Wenn Sie das Video direkt auf unserem YouTube Kanal anschauen, können Sie bequem über die Time-Stamps in der Beschreibung zu den Punkten springen, die Sie interessieren.

 

Wir sind zertifizierter Fachhandelspartner (Status: Tobit Solution Partner) mit über 3.000 Endanwendern aus dem Mittelstand.